Проектный офис – определение и виды.
Проектный офис – это организационная структура, предназначенная для поддержки и осуществления проектов на разных уровнях управления в организации за счет внедрения единой методологии, стандартов, процедур и шаблонов, консультационной и административной поддержки менеджеров проектов, поддержки процессов многопроектного планирования и координации проектов, подготовки аналитической отчетности для высшего руководства предприятия.
В настоящее время разделяют несколько видов Проектного офиса в рамках одной компании:
- Проектный офис отдельного проекта – создаются для масштабных, сложных проектов для решения следующих основных задач: интеграция календарных и финансовых планов подпроектов; контроль и координация деятельности менеджеров подпроектов; поддержка коммуникация, документооборота; централизованное управление рисками и изменениями; контроль качества.
- Проектный офис уровня подразделения компании – выполняет значительное количество собственных проектов или значительные объемы работ в корпоративных проектах, решая при этом следующие основные задачи: мультипроектное планирование; определение приоритетов проектов; оптимизация распределения ресурсов в соответствии с приоритетами; координация собственных ресурсов, участвующих в различных проектах. Необходимо заметить, что большинство перечисленных задач решаются на уровне отдельного подразделения компании.
- Стратегический проектный офис – решает следующие основные задачи: управление портфелем проектов; поддержка принятия решения руководством; разрешение конфликтов ресурсов между проектами на уровне компании; разработка, поддержка и развитие корпоративных стандартов управления проектами.
Цели и функции Проектного офиса.
Основными целями создания Проектного офиса являются:
1 Информационная поддержка управления ресурсами проекта и формирования отчетности о выполнении планов:
1.1. Поддержка системы планирования ресурсов.
1.2. Поддержка системы учета рабочего времени в проекте.
1.3. Консолидация данных об использовании финансовых, трудовых и материальных ресурсов.
1.4. Поддержка системы формирования отчетов о выполнении планов проекта и эффективности использования ресурсов.
1.5. Контроль и управление рисками, проблемами, запросами на изменение.
1.6. Разработка и введение в действие шаблонов документов.
1.7. Администрирование системы EPM на базе Microsoft Project Server 2007.
2. Поддержка коллективной работы с исходными, промежуточными и итоговыми проектными документами:
2.1. Автоматизация перевода исходных документов из бумажной формы в электронную.
2.2. Получение и учет исходной проектной документации.
2.3. Хранение электронных форм исходных документов на доступных для членов проектной команды носителях.
2.4. Автоматизация рабочих мест участников проектной команды.
2.5. Хранение и обмен промежуточной проектной информацией внутри проектной команды.
2.6. Обеспечение информационной безопасности и разграничение прав доступа к информации.
3. Формирование базы знаний проектов:
3.1. Накопление и хранение информации о выполнении проекта.
3.2. Формирование базы знаний проектов – анализ накопленной информации и выводов о деятельности руководителей проектов и участников проектных групп (систематизация положительного и отрицательного опыта).
3.3. Предоставление доступа к базе знаний со стороны руководителей проектов и участников проектных групп.
4. Аудит управления проектами на предприятии:
4.1. Аудит внедряемой методологии по управлению проектами на основе стандарта PMI PMBOK 4rd Edition (2008).
4.2. Аудит исполнения текущих проектов, заведенных в систему EPM на базе Microsoft Project Server 2007.
4.3. Аудит информационной системы управления проектным производством.
5. Поддержка процессов управления проектами на предприятии:
5.1. Осуществление консультирования по процессам управления проектами.
5.2. Обучение сотрудников.
5.3. Советы и рекомендации.
| 