Подробное рассмотрение целей создания Проектного офиса в переложении на основные функции, которые должны быть возложенные на Проектный офис:

Основными функциями деятельности Проектного офиса являются:

1             Предпроектный анализ

1.1       Анализ и  выбор проектов к осуществлению, подготовка тендерной документации, коммерческих предложений по заявленным со стороны Заказчика лотам.

1.1.1        Анализ по основным показателям эффективности

1.1.1.1  Анализ приоритетности проектов по доступным ресурсам

1.1.1.2  Анализ временных затрат (PERT; другие методики)

1.1.1.3  Анализ предполагаемых доходов

1.1.1.4  Анализ рисков и отбор по критическим рискам (карта рисков)

2             Планирование инициированных проектов

2.1       Проверка соответствия подготовки проекта стандарту PMI

2.1.1        Анализ необходимой детализации проектных документов.

2.1.1.1  Определение  степени  детализации планов проекта (всех процессов управления)

2.1.1.2  Проверка наличия всех проектных документов и степени их детализации

2.1.1.3  Анализ корректности документов планирования (WBS, базового стоимостного плана, и др.)

2.1.1.4  Анализ интегрированного плана проекта

2.1.2        Планирование рисков проекта

2.1.2.1  Экспертиза и детализация плана рисков проекта

2.1.2.2  Составление карты рисков проекта

2.1.2.3  Согласование и утверждение плана рисков проекта

3             Исполнение проектов

3.1       Контроль соответствия хода исполнения планам проектов

3.1.1        Контроль расписания проекта (по WBS)

3.1.2        Контроль стоимости проекта и целесообразности изменения стоимости (по базовому стоимостному плану)

3.1.3        Контроль использования ресурсов (по ресурсному критическому пути)

3.1.4        Контроль рисков проекта

3.1.5        Контроль коммуникаций проекта (по плану коммуникаций)

3.2       Мониторинг хода исполнения проектов (на основе мероприятий контроля)

3.2.1        Мониторинг базовых и контрольных показателей

3.3       Рассмотрение и утверждение запросов на изменения в проектах

3.4       Исполнение  документооборота между Проектным Офисом и другими участниками проекта

3.5       Планирование, подготовка и протоколирование  совещаний с участием заинтересованных сторон проектов

4             Завершение проектов

4.1       Архивирование проектов

4.1.1        Архивирование завершенных и закрытых проектов

4.2       Анализ завершенных и закрытых проектов

4.2.1        Анализ по методу ABC (ФСА – функционально-стоимостной анализ)

4.3       Создание базы данных для использования в будущих проектах

4.3.1        Выделение типовых фрагментов и нормативов, пригодных для использования в аналогичных фазах

4.3.2        Выделение эффективных инструментов и решений для использования в будущих проектах

5             Управление проектной методологией и документацией

5.1       Актуализация проектной методологии

5.1.1        Поддержка и обновление методологии в планах коммуникации всех проектов согласно стандартам СМК

5.2       Разработка и поддержка процедур документооборота

5.2.1        Методика оценки проектов к осуществлению (см. п.1.1)

5.2.2        Положение об оценке проектной документации (см. п.2.1.1)

5.2.3        Положение о документообороте между Проектным Офисом и заинтересованными сторонами проектов

5.2.4        Положение о порядке архивации завершенных и закрытых проектов (см. п.4.1.1)

5.2.5        Методика выделения эффективных решений, инструментов, типовых фрагментов и нормативов для использования в будущих проектах (см. п.4.3)

6             Контроль и согласование межфункциональных и межпроектных связей

6.1       Планирование и распределение ресурсов между проектами

6.1.1        Ресурсное календарное планирование

6.1.2        Контроль выделения ресурсов

6.1.3        Контроль эффективности использования и перераспределение ресурсов

6.2       Согласование распределения спорных ресурсов

6.3       Распределение ресурсов между проектами           

Перечисленные выше цели, функции и основные задачи Проектного офиса нацелены на достижение определенного конечного результата (результатов) – которые ожидаются к своему достижению в результате внедрения и развития Проектного офиса.

Основные результаты создания Проектного офиса на предприятии.

1.                     Введение единых методов работы, обеспечение тем самым взаимопонимания всех участников проектов компании;

2.                     Реализация соответствия управления качеством проектов  компании стандартам PMI;

3.                     Использование единых корпоративных стандартов исполнения проектов;

4.                     Четкое распределение ролей и ответственностей при исполнении проектов;

5.                     Формирование сводной отчетности о состоянии исполнения всех проектов;

6.                     Формирование центра управления портфелем проектов;

7.                     Формирование центра распределения ресурсов в проектах предприятия;

8.                     Обеспечение возможности безболезненной передачи управления от одного Руководителя проекта к другому;

9.                     Создание базы данных эффективных решений, инструментов, типовых фрагментов и нормативов для будущих проектов Компании;

10.                 Обучение сотрудников предприятия методам управления проектами;

11.                 Обеспечение возможности для дальнейшего развития системы управления проектами.